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Wenn Menschen kommunizieren, können Missverständnisse auftreten, auch im industriellen Kontext. Reden Anbieter und Kunde aneinander vorbei, sind unnötige Korrekturschleifen, Verzögerungen und steigende Kosten die Folge. Dies zu verhindern, ist Aufgabe der Vertriebs- und Projektabteilung mit Unterstützung der Qualitätssicherung. Wichtige Maßnahmen zu diesem Zweck sind im Gummi- und Kunststoffbereich das Abstimmungsgespräch und der Erstmusterprüfbericht (EMPB).
Vor Beginn der Zusammenarbeit müssen Kunde und Anbieter sicherstellen, dass sie die Projektanforderungen auf die gleiche Weise interpretieren. Andernfalls kann es passieren, dass der Anbieter eine Lösung entwirft, die nicht den Qualitäts- oder Funktionsansprüchen des Kunden entspricht. Das Abstimmungsgespräch soll diesen Ärger vermeiden.
In der Regel findet das Abstimmungsgespräch kurz nach Auftragseingang statt. Auch ein früherer Zeitpunkt ist möglich, z. B. kurz nachdem der Kunde erstmals Kontakt mit dem Lieferanten aufgenommen hat. In diesem Fall ist das Abstimmungsgespräch Teil der vertrieblichen Beratung.
Der Fokus des Gesprächs hängt von der Aufgabenstellung ab. Verfügt der Kunde bereits über detaillierte Konstruktionszeichnungen, ist die Abstimmung eher eine Prüfung der Umsetzbarkeit durch den Anbieter, ergänzt von eventuellen Optimierungsvorschlägen.
Wendet sich der Kunde dagegen mit einer Reihe von Anforderungen an einen Produzenten, nimmt das Abstimmungsgespräch den Charakter einer Beratung an. Der Anbieter beurteilt die Anforderungen, stellt Rückfragen und schlägt dem Kunden eine passende Lösung vor.
In beiden Fällen steht die Entwicklung einer gemeinsamen Zielvorstellung im Vordergrund. Kunde und Anbieter einigen sich darauf, wie die zu produzierende Komponente aussehen soll und welche Eigenschaften sie aufweisen muss. Sinn des Ganzen ist, Missverständnisse und überflüssige Korrekturschleifen zu vermeiden. Diese können durch simple Kommunikationsfehler entstehen (Kunde meint A, Lieferant versteht B) oder durch falsche Annahmen, die nicht aufgeklärt werden (Kunde meint, A wäre selbstverständlich und müsste im Lastenheft nicht extra aufgeführt werden).
Gerade die zweite Variante tritt im Gummi- und Kunststoffbereich relativ häufig auf. Viele Unternehmen übertragen ihre Erfahrungen mit Metallen auf andere Werkstoffe, obwohl dies nicht der Realität entspricht. Zum Beispiel sind strenge Toleranzen im Metallbereich kein Problem, mit Gummi aber kaum umsetzbar.
Das Abstimmungsgespräch erfüllt eine wichtige Aufgabe, da Missverständnisse in dieser frühen Phase des Produktionsprozesses mühelos korrigiert werden können. Zu einem späteren Zeitpunkt sind Anpassungen mit deutlich mehr Aufwand und auch Kosten verbunden, etwa wenn nach der Erstbemusterung das Werkzeug angepasst werden muss.
Trotz intensiver Abstimmungen sind in Entwicklungsprojekten Missverständnisse möglich, etwa dann, wenn beide Seiten das Gesagte unterschiedlich interpretieren. Daher ist es erforderlich, Erstmuster zu erstellen, anhand dessen Kunde und Anbieter ihr Verständnis der Spezifikationen unter Serienbedingungen abgleichen können. Dies erfolgt im Rahmen der Erstbemusterung sowie des Erstmusterprüfberichts.
Erstmuster sind Teile, Produkte und Materialien, die vollständig mit serienmäßigen Betriebsmitteln unter serienmäßigen Bedingungen hergestellt und einschließlich aller geforderten bzw. vereinbarten Eigenschaften und Spezifikationen geprüft werden. Grundlage sind u. a. freigegebene Zeichnungen oder CAD-Datensätze sowie der geforderte Werkstoff.
Wie der Bemusterungsprozess konkret aussieht, hängt von den Wünschen und Anforderungen des Kunden ab. Enthalten sind in jedem Fall ein Muster der bestellten Teile in allen abgesprochenen Varianten (je nach Kundenanforderung auch mehrere Muster) sowie folgende Dokumente:
Weitere Dokumente sind nach Vereinbarung möglich. Gleiches betrifft die Option, für den Erstmusterprüfbericht Vorlagen des Kunden anstelle der Standarddokumente des Zulieferers zu verwenden.
Kontrolle von Produktmustern in der Fertigung
Abseits seiner primären Aufgabe, die Qualität zugekaufter Teile, Produkte und Materialien sicherzustellen, erfüllt der EMPB drei Funktionen:
1. Er stellt eine Absicherung für den Lieferanten dar. Der Anbieter liefert im Rahmen der Erstbemusterung den Nachweis, dass er die Vorgaben des Kunden korrekt interpretiert hat und in der Lage ist, das Teil in der gewünschten Qualität zu produzieren. Nach der Erstmusterfreigabe sieht er sich keinem Risiko mehr ausgesetzt, die Kosten einer nachträglichen Produktanpassung tragen zu müssen.
2. Er sichert den Kunden ab. Dieser erhält mit dem Erstmuster eine Qualitätsvorlage, auf deren Reproduzierbarkeit er sich nach Freigabe stets berufen kann. Weichen die Serienartikel deutlich vom Erstmuster ab, hat der Kunde die Möglichkeit, eine Nachbesserung zu fordern.
3. Er vermeidet Missverständnisse. Das Erstmuster demonstriert das Anforderungsverständnis des Lieferanten. Es bildet eine Diskussionsgrundlage, anhand derer Fehlinterpretationen identifiziert und beseitigt werden können. Nach der Freigabe des Erstmusterprüfberichts kann keiner der Beteiligten mehr behaupten, die andere Seite hätte die Anforderungen falsch beschrieben oder verstanden.
In der Produktion umfasst die Qualitätssicherung nicht nur die operative Ebene, sondern auch die Kommunikation zwischen Kunde und Lieferant. Beide Seiten müssen sicherstellen, dass während der Abstimmung keine Missverständnisse auftreten, die andernfalls Verzögerungen und steigende Kosten nach sich ziehen.
Das Abstimmungsgespräch und der Erstmusterprüfbericht sind wichtige Bausteine in diesem Prozess. Beide dienen dazu, alle Beteiligten an einen Tisch zu bringen und offene Punkte zu klären, sei es im konzeptionellen Kontext oder unter Produktionsbedingungen. Dieser Informationsaustausch ist unabdingbar, um die Serienfähigkeit des Produkts sicherzustellen. Daher sollten Fertigungsunternehmen sowohl der initialen Absprache als auch der Bemusterung die nötige Aufmerksamkeit schenken.
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